Datenschutzerklärung — CaterSmart-Software

für die Nutzung der Anwendung unter caterer.catersmart.de CaterSmart GmbH · Version 2.0 · September 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, wie wir personenbezogene Daten bei der Bereitstellung und dem Betrieb der CaterSmart-Software verarbeiten. CaterSmart ist eine integrierte Software für Catering-Unternehmen und bündelt Kundenverwaltung (CRM inkl. E-Mail-Postfach), Vertrieb (Sales-Pipeline), Onlineshop, Warenwirtschaft, Auftrags- und Rechnungsabwicklung, Terminplanung (Kalender) und ein Endkundenportal in einer Anwendung.

Kurzüberblick

Hosting ausschließlich in Deutschland (Hetzner); die Datenbank betreiben wir selbst auf dieser Infrastruktur.

Personenbezogene Daten werden ausschließlich innerhalb der EU/des EWR verarbeitet — mit zwei eng begrenzten, klar benannten Ausnahmen mit USA-Bezug (einmalige Bestätigungs-SMS bei der Registrierung; Adressvervollständigung und Kartendienste), die durch geeignete Garantien abgesichert sind (Abschnitt 9).

KI mit Personenbezug läuft nur über einen Anbieter in der EU (Mistral, Frankreich). An KI-Anbieter außerhalb der EU werden keine personenbezogenen Daten übermittelt. Kein Training allgemeiner KI-Modelle mit Ihren Daten (Abschnitt 7.4).

Verbundene Gmail-/E-Mail-Postfächer: Welche Daten CaterSmart aus einem Google-Konto liest, wofür sie verwendet und an wen sie weitergegeben werden, steht ausführlich in Abschnitt 7.2.

Keine Webanalyse- oder Tracking-Dienste Dritter in der Anwendung.

1. Geltungsbereich und Abgrenzung

Diese Erklärung gilt für die Software/Anwendung („Plattform", „Dienst") unter caterer.catersmart.de.

Für unsere Marketing-Website catersmart.de (z. B. Cookies, Webanalyse, Kontaktformular, Newsletter) gilt eine eigene, gesonderte Datenschutzerklärung. Die Trennung beider Erklärungen entspricht der üblichen Praxis etablierter Software-Anbieter und sorgt dafür, dass Sie genau die Informationen erhalten, die für Ihre jeweilige Nutzung relevant sind.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die in dieser Erklärung beschriebenen eigenen Verarbeitungen ist:

CaterSmart GmbH Vertreten durch die Geschäftsführer: Alexander Dünchem, Julian Andreas Lang Hauptstraße 41 95482 Gefrees Deutschland

E-Mail: info@catersmart.de Telefon: +49 (0)2602 9553955

Handelsregister: Amtsgericht Bayreuth, HRB 8756 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE464831884

Datenschutzanfragen richten Sie bitte an info@catersmart.de.

Datenschutzbeauftragter: Eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht derzeit nicht (weniger als 20 ständig mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigte Personen; keine Verarbeitung im Sinne von Art. 37 Abs. 1 lit. b/c DSGVO). Sie erreichen uns in Datenschutzangelegenheiten über die vorstehenden Kontaktdaten.

3. Die wichtigsten Begriffe in Kürze

Verantwortlicher: wer über Zweck und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet.
Auftragsverarbeiter: wer Daten nur im Auftrag und nach Weisung eines Verantwortlichen verarbeitet.
Personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse).
Betroffene Person: die Person, um deren Daten es geht.

4. Unsere zwei Rollen — und wer für welche Daten zuständig ist

Bei der Nutzung von CaterSmart treffen zwei unterschiedliche Verarbeitungssituationen aufeinander. Diese Unterscheidung ist wichtig dafür, an wen Sie sich mit Anliegen wenden.

Daten	Verantwortlich	Unsere Rolle	Erläuterung
Nutzerkonto, Anmeldung, Abrechnung, Betriebs- und Protokolldaten, Support	CaterSmart GmbH	Verantwortlicher	Wir entscheiden über diese Verarbeitung. → Abschnitt 5
Inhalte des Catering-Unternehmens (dessen Kunden- und Lieferantendaten, Angebote, Aufträge, Rechnungen, E-Mails, Termine, Shop-Bestellungen)	das jeweilige Catering-Unternehmen (unser Kunde)	Auftragsverarbeiter	Wir verarbeiten ausschließlich im Auftrag, geregelt im AVV. → Abschnitt 6
Daten von Endkunden des Catering-Unternehmens (z. B. wer im Onlineshop bestellt)	das jeweilige Catering-Unternehmen	Auftragsverarbeiter	Für diese Personen ist das Catering-Unternehmen Ansprechpartner und stellt eigene Datenschutzinformationen bereit.

Hinweis für Endkunden eines Caterers: Wenn Sie über den Onlineshop oder das Kundenportal eines Catering-Unternehmens bestellen, ist dieses Unternehmen für Ihre Daten verantwortlich, nicht CaterSmart. Bitte wenden Sie sich für Auskunft, Berichtigung, Löschung usw. an das jeweilige Unternehmen; dessen Datenschutzerklärung gilt. CaterSmart stellt insoweit nur die technische Plattform bereit und handelt als Auftragsverarbeiter.

5. Verarbeitungen, für die wir (CaterSmart) Verantwortlicher sind

Dieser Abschnitt betrifft vor allem die Catering-Unternehmen als unsere Vertragspartner sowie die Personen, die sich in der Software anmelden (Inhaber, Mitarbeitende, Administratoren).

5.1 Registrierung, Vertragsabschluss und Kontoverwaltung

Daten: Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Benutzername, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Vertrags- und Tarifdaten sowie die im Konto akzeptierten Vereinbarungen (z. B. Auftragsverarbeitungsvertrag, mit Zeitstempel der elektronischen Annahme).
Zweck: Bereitstellung des Kontos und der individuellen Subdomain, Verwaltung der Geschäftsbeziehung, Erfüllung des Nutzungsvertrags.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5.2 Anmeldung und Authentifizierung

Anmeldeverfahren: Anmeldung mit E-Mail-Adresse und Passwort oder Registrierung/Anmeldung über Google (Single Sign-On). Bei der Anmeldung über Google werden die zur Identifizierung erforderlichen Profildaten — Name, E-Mail-Adresse, Profilbild und die Google-Konto-Kennung (Berechtigungen openid, email, profile) — von Google an uns übermittelt und ausschließlich zum Anlegen und Wiedererkennen Ihres Nutzerkontos verwendet. Ein Zugriff auf Ihr Gmail-Postfach ist damit nicht verbunden; dafür ist die gesonderte, freiwillige Postfach-Anbindung nach Abschnitt 7.1 nötig. Selbst vergebene Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash (nicht im Klartext) gespeichert.
Bestätigung per Einmalcode bei der Registrierung: Bei der Registrierung eines Catering-Unternehmens versenden wir einmalig einen Verifizierungscode (OTP) per SMS an die angegebene Telefonnummer, um die Registrierung abzusichern. Dieser einmalige Versand ist der einzige Vorgang, bei dem der SMS-Dienst Twilio zum Einsatz kommt (siehe Abschnitte 8 und 9); danach wird er nicht mehr verwendet. Passwörter werden niemals per SMS versendet.
Sitzungsverwaltung: Nach der Anmeldung wird Ihre Sitzung über ein technisch notwendiges Authentifizierungs-Token gehalten, damit Sie angemeldet bleiben (siehe Abschnitt 5.6).
Zweck: sichere Anmeldung und Schutz vor unbefugtem Zugriff auf das Konto.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kontosicherheit).

5.3 Betrieb, Protokoll-, Aktivitäts- und Sicherheitsdaten

Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit von Anmeldungen und Aktionen, Zeitpunkt der letzten Anmeldung („last login"), zuletzt aufgerufener Bereich bzw. letzte Aktivität in der Anwendung, in der Anwendung durchgeführte Aktionen mit Benutzerkennung und Zeitstempel (Audit-Log), Geräte- und Browserinformationen sowie technische Fehler- und Betriebsprotokolle.
Zweck: sicherer und stabiler Betrieb, Erkennung und Abwehr von Missbrauch und Angriffen, Nachvollziehbarkeit von Änderungen (wer hat wann was eingegeben, geändert oder gelöscht), Anzeige der letzten Aktivität bzw. Anmeldung, Unterstützung bei Support-Anfragen sowie Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit, einem stabilen Betrieb und der Nachweisbarkeit); soweit gesetzlich gefordert Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Hinweis: Bei den Aktivitätsdaten (z. B. letzter Login, letzte Aktivität) wird grundsätzlich nur der jeweils aktuelle Stand vorgehalten und fortlaufend aktualisiert; es wird kein langfristiges Bewegungsprofil gebildet.

5.4 Abrechnung des CaterSmart-Abonnements

Daten: Tarif- und Buchungsdaten (z. B. gebuchte Module, Mitarbeiterplätze, monatliche oder jährliche Zahlweise), Rechnungsdaten, Zahlungsstatus und Rechnungsbelege.
Zahlungsabwicklung: Die Bezahlung des CaterSmart-Abonnements erfolgt über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Niederlande). Die eigentlichen Zahlungsmittel-Daten (z. B. Kreditkarten- oder Kontodaten) werden direkt von Mollie verarbeitet; wir erhalten lediglich den Zahlungsstatus und Referenzdaten. Mollie handelt insoweit als eigener Verantwortlicher (Zahlungsdienstleister).
Zweck: Abrechnung, Buchhaltung und Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Buchführungspflichten, insbesondere § 147 AO, § 257 HGB).

5.5 Support und Kommunikation

Daten: Inhalt Ihrer Anfragen (per E-Mail, Telefon oder In-App-Chat), Ihre Kontaktdaten und das betroffene Konto.
Support-Chat: Für den Support innerhalb der Anwendung setzen wir die Software Chatwoot ein. Chatwoot betreiben wir selbst auf unserer Infrastruktur in Deutschland (self-hosted); die Chat-Inhalte werden daher nicht an einen externen Chat-Anbieter weitergegeben.
Zweck: Bearbeitung von Support-Anfragen, Fehlerbehebung und Verbesserung des Dienstes.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionierenden Support).

5.6 Cookies und lokale Speicherung in der Anwendung

In der eingeloggten Anwendung verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speichermechanismen, insbesondere:

ein Anmelde-/Sitzungs-Token, damit Sie angemeldet bleiben, und
die Speicherung von Oberflächeneinstellungen (z. B. gesetzte Filter und Ansichtseinstellungen) im lokalen Speicher Ihres Browsers.

Diese sind für den Betrieb der Software erforderlich; eine Einwilligung ist hierfür nicht notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage für die damit verbundene Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. b DSGVO.

In der Anwendung setzen wir keine Webanalyse-, Marketing- oder Tracking-Dienste Dritter ein — insbesondere kein Google Analytics, kein Session-Recording und keine Werbe- oder Marketing-Cookies. Davon zu unterscheiden ist die in Abschnitt 5.3 beschriebene betriebliche Erfassung von Nutzungsdaten (z. B. letzter Login, letzte Aktivität); dabei handelt es sich nicht um Tracking durch Dritte. Etwaige Webanalyse-Werkzeuge kommen ausschließlich auf der Marketing-Website catersmart.de zum Einsatz und werden in deren eigener Datenschutzerklärung behandelt.

5.7 Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. KI-Funktionen (Abschnitt 7.4) erzeugen Vorschläge, die von Menschen geprüft und freigegeben werden.

6. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden (Inhaltsdaten) — wir als Auftragsverarbeiter

Die eigentlichen Arbeitsinhalte, die ein Catering-Unternehmen in CaterSmart eingibt, hochlädt oder erzeugt, verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des jeweiligen Unternehmens. Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne ist insoweit das Catering-Unternehmen.

Datenkategorien (durch den Kunden eingebracht): Stammdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift), CRM- und Kontaktdaten sowie Kommunikationsverlauf, Angebots-, Auftrags- und Rechnungsdaten, Onlineshop-Bestellungen, Zahlungs- und Bankdaten (z. B. IBAN für SEPA-Mandate), Steuernummern, Termin- und Kalenderdaten sowie Lieferanten- und Geschäftspartnerdaten.
Kategorien betroffener Personen: Mitarbeitende des Kunden, dessen Endkunden sowie dessen Lieferanten und Geschäftspartner.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO): sind nicht vorgesehen und sollen nicht in den Dienst eingegeben werden.
Zweck: ausschließlich die Erbringung der vertraglich vereinbarten Funktionen.
Rechtsgrundlage gegenüber den betroffenen Personen: liegt beim Catering-Unternehmen als Verantwortlichem; unsere Verarbeitung beruht auf Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung).
Vertragliche Grundlage: der zwischen uns und dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nebst Anlage Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM). Beide Dokumente sind im Kundenkonto abrufbar und beschreiben unter anderem die genehmigten Unterauftragsverarbeiter, die Datensicherheit und den Umgang mit Betroffenenrechten.

Soweit ein Catering-Unternehmen über die Software Exporte oder Schnittstellen nutzt (etwa einen Buchhaltungs-Export an seinen Steuerberater oder eine externe Software), erfolgt dies auf seine Veranlassung und in seiner Verantwortung als Verantwortlicher.

7. Funktionen und Integrationen, die der Kunde aktiviert

Einige Funktionen verbinden CaterSmart mit Diensten Dritter. Diese werden vom Kunden bewusst eingerichtet. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Abschnitt 6).

7.1 Anbindung des eigenen E-Mail-Postfachs (Gmail, Microsoft 365, IMAP/SMTP)

Funktionsweise: Ein Catering-Unternehmen kann sein eigenes geschäftliches E-Mail-Postfach (z. B. Google/Gmail, Microsoft 365/Outlook oder ein eigenes IMAP-/SMTP-Postfach) mit CaterSmart verbinden. Es arbeitet dann in CaterSmart wie in einem E-Mail-Programm: E-Mails lesen, beantworten, ordnen sowie Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus der eigenen Adresse versenden. Der Schriftverkehr wird dadurch automatisch dem passenden Kunden und Vorgang zugeordnet.
Verbindung: Bei Google und Microsoft erfolgt die Verbindung über das OAuth-Verfahren; Ihr E-Mail-Passwort erhalten wir dabei nicht. Bei IMAP-/SMTP-Postfächern werden die Zugangsdaten verschlüsselt hinterlegt.
Technische Basis: Für die Postfachanbindung setzen wir die Software EmailEngine ein, die wir selbst auf unserer Infrastruktur in Deutschland betreiben (Abschnitt 8). Zugangs-Token werden dort verschlüsselt gespeichert und verlassen diese Infrastruktur nicht.
Freiwillig und jederzeit widerruflich: Die Anbindung ist optional; ohne sie sind alle übrigen Funktionen nutzbar. In den Einstellungen unter „E-Mail-Konten" lässt sich ein Postfach jederzeit wieder trennen. Für Google-Konten kann die Freigabe zusätzlich jederzeit unter https://myaccount.google.com/permissions widerrufen werden.
Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) im Rahmen des Vertrags mit dem Kunden.

Welche Daten aus einem verbundenen Google-/Gmail-Konto im Einzelnen verarbeitet werden, wofür wir sie verwenden und an wen wir sie weitergeben, beschreibt der folgende Abschnitt 7.2. Für Microsoft- und IMAP-Postfächer gilt das dort Beschriebene sinngemäß.

7.2 Google-Nutzerdaten (Gmail): Zugriff, Verwendung und Weitergabe

Dieser Abschnitt beschreibt gesondert und im Einzelnen, welche Daten CaterSmart aus einem verbundenen Google-Konto verarbeitet. Er erfüllt zugleich die Informations- und Limited-Use-Anforderungen der Google API Services User Data Policy.

a) Angeforderte Berechtigung (Scope)

Berechtigung	Was sie erlaubt
`https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify`	E-Mails und Ordner/Labels lesen, E-Mails im Namen des Nutzers senden sowie vorhandene Nachrichten ändern: Gelesen-Status und Markierungen setzen, Labels bzw. Ordner ändern, Nachrichten verschieben oder in den Papierkorb legen. Endgültiges Löschen ist damit nicht möglich.

Beim Verbinden werden zusätzlich die E-Mail-Adresse und der Anzeigename des verbundenen Postfachs übermittelt, damit das Postfach zugeordnet und in der Anwendung angezeigt werden kann.

Warum keine engere Berechtigung ausreicht: CaterSmart ersetzt für die Nutzerinnen und Nutzer das E-Mail-Programm; sie erwarten dort selbstverständlich alle üblichen Postfach-Funktionen. gmail.readonly erlaubt kein Senden und kein Ändern; gmail.send erlaubt kein Lesen; auch die Kombination aus gmail.readonly, gmail.send und gmail.labels erlaubt es weiterhin nicht, den Gelesen-Status zu setzen oder Nachrichten zu verschieben bzw. in den Papierkorb zu legen. Den weitergehenden Vollzugriff https://mail.google.com/, der auch das endgültige Löschen von E-Mails erlaubt, fordern wir bewusst nicht an.

b) Welche Google-Nutzerdaten verarbeitet werden

Datenkategorie	Konkret
Postfachstruktur	Liste der Ordner bzw. Labels des Postfachs und die Anzahl ungelesener Nachrichten
Nachrichten-Metadaten	Absender, Empfänger (An/Kopie), Betreff, Datum und Uhrzeit, Nachrichtenkennungen und Thread-Bezüge, Gelesen- und Markierungsstatus, Ordner/Label, Hinweis auf vorhandene Anhänge
Nachrichteninhalte	Der Text- bzw. HTML-Inhalt der E-Mails, die in CaterSmart geöffnet, gesucht, beantwortet oder automatisch eingeordnet werden
Anhänge	Dateianhänge, wenn sie in CaterSmart geöffnet, heruntergeladen oder von einem Nutzer bewusst an einen Kontakt oder Vorgang geheftet werden
Konto-Angaben	E-Mail-Adresse und Anzeigename des verbundenen Postfachs

c) Wofür wir diese Daten verwenden

Postfach anzeigen: Ordner, Nachrichtenlisten, ungelesene Nachrichten, Volltextsuche und die einzelne Nachricht direkt in CaterSmart darstellen.
Zuordnung zum Vorgang: E-Mails automatisch dem passenden Kontakt, der Anfrage, dem Angebot, dem Auftrag oder der Rechnung zuordnen, damit der gesamte Schriftverkehr am Vorgang hängt.
Senden und Antworten: Antworten sowie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen aus der eigenen Adresse des Caterers versenden. Die gesendete Nachricht erscheint anschließend im Ordner „Gesendet" des Google-Kontos.
Postfach ordnen: Nachrichten als gelesen oder ungelesen markieren, Markierungen setzen, in einen anderen Ordner bzw. auf ein anderes Label verschieben, archivieren oder in den Papierkorb legen — ausgelöst durch den Nutzer in CaterSmart.
Automatische Einordnung eingehender Nachrichten: Erkennen, ob es sich um eine Kundenanfrage handelt, und Eckdaten wie Datum, Gästezahl oder Budget vorschlagen, damit daraus mit einem Klick ein Angebot entstehen kann (siehe Abschnitt 7.4).
KI-Assistent auf Anforderung: Auf ausdrückliche Eingabe des Nutzers E-Mails zusammenfassen, Antwortentwürfe schreiben oder ein Angebot aus einer Anfrage vorbereiten (siehe Abschnitt 7.4).

Sämtliche Verwendungen dienen ausschließlich den Funktionen, die der Nutzer in CaterSmart angefordert hat.

d) Wofür wir sie ausdrücklich nicht verwenden

keine Werbung, kein Retargeting, keine personalisierte Werbung,
kein Verkauf, keine Vermietung und keine Weitergabe an Datenhändler oder Werbenetzwerke,
kein Training und keine Verbesserung allgemeiner KI-Modelle mit Ihren E-Mail-Daten,
keine Profilbildung über Personen und keine Zwecke, die nichts mit den vom Nutzer angeforderten Funktionen zu tun haben.

e) Speicherung, Speicherort und Löschung

Die E-Mails verbleiben im Google-Konto; CaterSmart ruft sie beim Öffnen live ab und spiegelt das Postfach nicht vollständig. Dauerhaft gespeichert werden in unserer Datenbank in Deutschland ausschließlich:

Metadaten der einem Vorgang zugeordneten Nachrichten,
der Textinhalt eingehender Nachrichten, soweit er für die automatische Einordnung und die Anzeige am Vorgang benötigt wird, samt Ergebnis dieser Einordnung,
Anhänge, die ein Nutzer bewusst in CaterSmart an einen Kontakt oder Vorgang geheftet hat.

Wird das Postfach getrennt oder die Freigabe im Google-Konto widerrufen, werden die Zugangs-Token sofort gelöscht und jeder weitere Zugriff endet unmittelbar. Bereits gespeicherte Metadaten, Inhalte und Anhänge sind Bestandteil der Kundendaten und werden nach Vertragsende gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag gelöscht — auf Wunsch jederzeit auch vorher; eine Nachricht an info@catersmart.de genügt.

f) Weitergabe von Google-Nutzerdaten

Wir geben Google-Nutzerdaten nicht zu eigenen Zwecken weiter. Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich an die folgenden Empfänger und nur, soweit dies für die vom Nutzer angeforderte Funktion erforderlich ist:

Empfänger	Sitz	Wozu	Grundlage
Hetzner Online GmbH	Deutschland	Hosting unserer Server und Datenbank, auf denen die Anwendung und die selbst betriebene EmailEngine laufen	Auftragsverarbeitung, EU
Mistral AI	Frankreich (EU)	Automatische Einordnung eingehender E-Mails, Texterkennung (OCR) sowie der KI-Assistent, soweit ihm E-Mail-Inhalte übergeben werden	Auftragsverarbeitung, EU
Empfänger einer E-Mail	je nach Adressat	Versendet oder beantwortet der Nutzer eine E-Mail, erhält der adressierte Empfänger diese Nachricht — das ist der Zweck der Funktion	vom Nutzer ausgelöst

Darüber hinaus geben wir Google-Nutzerdaten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Abwehr eines konkreten Missbrauchs- oder Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

g) Zugriff durch Menschen

Unsere Mitarbeitenden lesen keine Postfachinhalte. Ein menschlicher Zugriff erfolgt nur, wenn (a) der Kunde im Support-Fall ausdrücklich zustimmt, (b) es zur Wahrung der Sicherheit erforderlich ist (etwa zur Abwehr von Missbrauch), (c) wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder (d) die Daten zuvor aggregiert und anonymisiert wurden.

h) Limited Use (Google API Services User Data Policy)

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die CaterSmart über Google-APIs erhält, erfolgt im Einklang mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

English summary for the Google API Services review: CaterSmart's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Scope requested: https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify, so that caterers can read, search, send, reply to, label, move, archive and trash their own business email from inside CaterSmart, and so that this correspondence is linked to the matching customer, quote, order and invoice.

Google user data accessed: mailbox and label lists, message metadata (sender, recipients, subject, date, message and thread identifiers, read/flag state, folder, attachment indicator), message bodies, attachments, and the email address and display name of the connected mailbox.

How it is used: solely to provide those user-facing features, including AI-assisted classification of incoming enquiries and, on the user's explicit request, summaries and draft replies. It is never used for advertising, never sold or transferred to data brokers, and never used to develop, improve or train generalised AI or ML models.

With whom it is shared: our hosting provider Hetzner (Germany), Mistral AI (classification, OCR and the in-app AI assistant, France, EU — no training on the data), and the recipient of any email the user chooses to send. Beyond that, only where legally required or to address a concrete security or abuse incident.

Human access: no CaterSmart employee reads mailbox content except with the user's explicit permission, for security purposes, to comply with applicable law, or where the data has been aggregated and anonymised.

Retention and deletion: email stays in the Google account and is fetched live; we retain only the metadata, the body text needed for classification and display, and attachments the user deliberately files in CaterSmart, on servers in Germany. Disconnecting the mailbox in CaterSmart (Settings → Email accounts) or revoking access at https://myaccount.google.com/permissions deletes the tokens immediately and ends all access; stored content is deleted at contract end or earlier on request to info@catersmart.de.

7.3 Kalender-Export (ICS-Feed)

Funktionsweise: Termine aus CaterSmart lassen sich über einen persönlichen, durch ein Zufalls-Token geschützten ICS-Feed in einen externen Kalender (z. B. Google Kalender, Apple Kalender, Outlook) einbinden. Der Feed läuft nur in eine Richtung: CaterSmart stellt die Termine bereit. Ein Zugriff auf einen externen Kalender findet nicht statt; eine OAuth-Verbindung zu Google Kalender oder Microsoft besteht nicht.
Daten: Termindaten (Titel, Zeitraum, Ort, Beschreibung).
Hinweis: Wer den Link kennt, kann die Termine abrufen. Der Link lässt sich in den Einstellungen jederzeit zurücksetzen; der alte Link wird dadurch ungültig.
Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) im Rahmen des Vertrags mit dem Kunden.

7.4 KI-gestützte Funktionen

CaterSmart bietet KI-Funktionen, zum Beispiel die automatische Einordnung eingehender E-Mails, Texterkennung (OCR) aus hochgeladenen Dokumenten, Texterstellung für Produkte und Angebote, Bildgenerierung für Produkte sowie einen KI-Assistenten, der auf Zuruf des Nutzers Vorgänge zusammenfasst und Entwürfe erstellt.

KI-Einsatz	Anbieter	Sitz	Personenbezogene Daten
Automatische Einordnung eingehender E-Mails, Texterkennung (OCR) aus Dokumenten sowie der KI-Assistent in der Anwendung	Mistral AI	Frankreich (EU)	Ja — Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU
Erstellung nicht personenbezogener Inhalte (z. B. Produkt- und Rezepttexte)	OpenAI	USA	Nein — nur nicht personenbezogene Inhalte
KI-Bildgenerierung für Produkte	Google	USA	Nein — reine Bildbeschreibung ohne personenbezogene Daten

Nur auf Anforderung: Der KI-Assistent wird ausschließlich durch eine Eingabe des Nutzers ausgelöst und arbeitet nur mit den Daten, die für die gestellte Aufgabe nötig sind.
Kein KI-Training mit Ihren Daten: Die Anbieter verwenden die über die Schnittstelle übermittelten Inhalte nicht zum Training oder zur Verbesserung ihrer allgemeinen Modelle.
Menschliche Kontrolle: KI-Funktionen erzeugen Vorschläge, die vor Verwendung geprüft und freigegeben werden (siehe Abschnitt 5.7).
Kernaussage: Sämtliche KI-Verarbeitung mit Personenbezug — einschließlich aller Inhalte aus verbundenen E-Mail-Postfächern — findet ausschließlich über Mistral AI in der EU statt. An Anbieter außerhalb der EU (OpenAI, Google) werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.
Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) im Auftrag des Kunden.

7.5 Zahlungen im Onlineshop des Caterers

Funktionsweise: Bestellt ein Endkunde im Onlineshop eines Caterers, erfolgt die Zahlung über Mollie B.V. (Keizersgracht 313, 1016 EE Amsterdam, Niederlande). Bei Kauf auf Rechnung bzw. Lastschrift können SEPA-Mandatsdaten (z. B. IBAN) verarbeitet und gespeichert werden.
Rollen: Mollie handelt als eigener Verantwortlicher (Zahlungsdienstleister). Die Verarbeitung der Bestelldaten in CaterSmart erfolgt im Auftrag des Caterers.
Kartendaten: Vollständige Zahlungsmittel-Daten (z. B. Kreditkartennummern) werden von Mollie verarbeitet und nicht bei CaterSmart gespeichert.

7.6 Adressvervollständigung, Karten- und Wetterdienste (Google)

Zur komfortablen Eingabe von Adressen wird eine Adressvervollständigung über Google Maps/Places eingesetzt; für die Routen- und Anfahrtsberechnung sowie eine Wettervorschau zu Veranstaltungsorten werden weitere Google-Dienste (Routes, Weather) genutzt. Dabei werden mindestens die IP-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer sowie die eingegebene bzw. betroffene Adresse an Google (USA) übermittelt. Diese Dienste werden über einen Server- bzw. Anwendungsschlüssel angesprochen; ein Zugriff auf ein Google-Konto der Nutzer findet dabei nicht statt. Einzelheiten zur Drittlandübermittlung finden Sie in Abschnitt 9.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist oder eine Rechtsgrundlage besteht. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

Eingesetzte Dienstleister (mit Verarbeitung personenbezogener Daten):

Dienstleister	Sitz	Leistung	Land / Grundlage
Hetzner Online GmbH	Gunzenhausen, Deutschland (Rechenzentren Nürnberg/Falkenstein)	Hosting / Server-Infrastruktur; die Datenbank betreiben wir selbst auf dieser Infrastruktur	EU — kein Drittland
Sendinblue GmbH (Brevo)	Berlin, Deutschland	Versand transaktionaler E-Mails (System-E-Mails) und SMS (z. B. E-Sign-Bestätigung an Endkunden)	EU
Mistral AI	Paris, Frankreich	KI-gestützte OCR/Texterkennung, automatische Einordnung von E-Mails und Nutzereingaben sowie der KI-Assistent in der Anwendung	EU
Mollie B.V.	Amsterdam, Niederlande	Zahlungsabwicklung (eigener Verantwortlicher)	EU
Twilio	USA	Einmaliger SMS-Versand des Registrierungscodes (OTP) bei der Registrierung (siehe 5.2)	Drittland — Art. 46 DSGVO (SCC / Data Privacy Framework)
Google (Maps / Places / Routes / Weather)	USA	Adressvervollständigung, Routen- und Anfahrtsberechnung, Wettervorschau (IP-Adresse und betroffene Adresse)	Drittland — Art. 46 DSGVO (SCC / Data Privacy Framework)

Dienste ohne Verarbeitung personenbezogener Daten (zur Transparenz): OpenAI (KI-Texte ohne Personenbezug), Google (KI-Bilderstellung für Produkte — reine Bildbeschreibung ohne Personenbezug).

Selbst betriebene Komponenten (keine Weitergabe an Dritte): Die Datenbank, die Postfach-Anbindung (EmailEngine) sowie der Support-Chat (Chatwoot) werden von uns selbst auf der Hetzner-Infrastruktur in Deutschland betrieben; insoweit findet keine Übermittlung an einen externen Anbieter statt.

Zum Verhältnis zu Google bei verbundenen Postfächern: Bei einem verbundenen Gmail-Postfach liegen die E-Mails ohnehin im Google-Konto des Kunden; Google ist insoweit die Quelle der Daten. Versendet ein Nutzer eine E-Mail über sein verbundenes Gmail-Konto, wird diese Nachricht über Google zugestellt und dort im Ordner „Gesendet" abgelegt. Einzelheiten: Abschnitt 7.2.

9. Übermittlung in Drittländer

Grundsatz: Die Verarbeitung personenbezogener Daten findet ganz überwiegend innerhalb der EU bzw. des EWR statt — Hosting in Deutschland (Hetzner, einschließlich der von uns selbst betriebenen Datenbank und der Postfach-Anbindung EmailEngine), KI mit Personenbezug über Mistral in Frankreich, E-Mail- und SMS-Versand (E-Sign) über Brevo in Deutschland sowie Zahlungen über Mollie in den Niederlanden. Im Rahmen der KI-Funktionen werden an Anbieter außerhalb der EU nur nicht personenbezogene Inhalte übermittelt (Abschnitt 7.4).

Zwei eng begrenzte Ausnahmen mit USA-Bezug:

Registrierungscode per SMS (Twilio). Bei der Registrierung eines Catering-Unternehmens wird die Telefonnummer einmalig zur Zustellung des Verifizierungscodes an Twilio (USA) übermittelt.
Adressvervollständigung, Karten- und Wetterdienste (Google). Dabei werden die IP-Adresse und die betroffene Adresse an Google (USA) übermittelt.

Diese Übermittlungen werden durch geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO abgesichert — insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, den EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom Juli 2023) — jeweils mit den erforderlichen ergänzenden Maßnahmen.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorsehen.

Konto- und Stammdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; nach Beendigung des Vertrags Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Rechnungs- und Buchhaltungsdaten: entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel sechs bis zehn Jahre, §§ 147 AO, 257 HGB).
Protokoll- und Logdaten: grundsätzlich Löschung innerhalb von 30 bis 90 Tagen; eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit dies zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.
Aktivitätsdaten (z. B. letzter Login, letzte Aktivität): es wird im Wesentlichen nur der jeweils aktuelle Stand vorgehalten und fortlaufend aktualisiert.
Support-Kommunikation: Löschung, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist, vorbehaltlich etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Inhaltsdaten der Kunden (Auftragsverarbeitung): nach Beendigung des Vertrags Rückgabe oder Löschung gemäß AVV, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

11. Rechtsgrundlagen im Überblick

Verarbeitung	Rechtsgrundlage
Registrierung, Konto, Vertragsabwicklung, Anmeldung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
Kontosicherheit, Betrieb, Protokoll-/Aktivitätsdaten, Missbrauchsabwehr	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Buchhaltung, Rechnungen, gesetzliche Aufbewahrung	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
Technisch notwendige Cookies	§ 25 Abs. 2 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f / b DSGVO
Verarbeitung von Kundeninhalten (E-Mail, Kalender, KI mit Personenbezug, Shop)	Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung); Rechtsgrundlage beim Kunden
Übermittlung in die USA (Twilio, Google Maps/Routes/Weather)	Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln / Data Privacy Framework)

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
Datenübertragbarkeit (Art. 20),
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21), und
Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@catersmart.de.

Wichtig: Betreffen Ihre Daten Inhalte, die ein Catering-Unternehmen verarbeitet (Abschnitt 6), ist dieses Unternehmen Ihr richtiger Ansprechpartner. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie an das betreffende Unternehmen weiter.

Beschwerderecht: Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz poststelle@datenschutz.rlp.de

13. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten zu schützen — unter anderem Transportverschlüsselung (TLS), Verschlüsselung gespeicherter Daten, rollenbasierte Zugriffsbeschränkung nach dem Need-to-know-Prinzip, Zwei-Faktor-Authentifizierung für kritische Zugänge, strikte Mandantentrennung, regelmäßige verschlüsselte Backups, Audit-Protokollierung sowie ein definiertes Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen. Einzelheiten enthält unser gesondertes TOM-Dokument.

14. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der für Vertragsabschluss und Anmeldung erforderlichen Daten ist notwendig, um die Software nutzen zu können. Ohne diese Daten ist eine Bereitstellung des Dienstes nicht möglich.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Software, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils in der Anwendung veröffentlichte aktuelle Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir in geeigneter Weise.

CaterSmart GmbH · Datenschutzerklärung (Software) · Version 2.0 · September 2026